Já falamos inúmeras vezes aqui sobre as vantagens de implementar ferramentas de Prevenção de Lavagem de Dinheiro e Financiamento de Terrorismo na sua empresa, principalmente se ela estiver no rol das pessoas jurídicas que são obrigadas a prevenir este crime. Lembra quem são?
– Concessionárias de veículos;
– Imobiliárias e Corretores de Imóveis;
– Leiloeiros;
– Agronegócios;
– Administradores de Consórcio;
– Administradores de Previdência Privada;
– Lojas de Artigos de Luxo
– Factorings e Securitizadoras;
– Bancos e Financeiras;
– Joalherias;
– Galerias de Arte;
– Importadoras e Exportadoras;
Pois bem, agora que você sabe quais são os mercados e negócios mais vulneráveis ao crime de lavagem de dinheiro e financiamento de terrorismo, chegou a hora de conhecer as etapas para a implementação do Sistema de Prevenção de Lavagem de Dinheiro, mais conhecido como PLD-FT.
- REVISÃO DE LEIS E NORMATIVAS: A primeira coisa a ser feita é revisar e conhecer a fundo toda a legislação e normativas aplicadas ao seu mercado, em especial é claro a Lei 9.613/98 (Lei Antilavagem) com suas atualizações e as normativas do COAF, do BACEN e dos órgãos reguladores da sua atividade econômica.
Pode parecer óbvio, mas o primeiro passo para respeitar e se adequar à lei, é conhece-la.
- DEFINIR CRITÉRIOS DE RISCOS: A sua empresa deve elaborar processos para definir os riscos da suscetibilidade do seu cliente ao envolvimento com a lavagem de dinheiro. Normalmente a maneira mais prática é através de formulários com um questionários que tem como objetivo conhecer o cliente, os seus sócios e os seus parceiros de negócio. Após, com a obtenção das respostas no questionário, faz-se a tabulação destas informações e a classificação de riscos desta empresa, e conforme a sua classificação, serão tomadas as medidas pré-definidas para a prevenção dos riscos identificados.
- ELABORAR MANUAIS PARA ATENDER AS POLÍTICAS INSTITUCIONAIS: Você deverá criar manuais de Prevenção de Lavagem de Dinheiro e estabelecer regras para cada processo necessário para atender as políticas de prevenção, tais como:
– Conheça o seu colaborador;
– Conheça o seus parceiros de negócio, terceiros e fornecedores;
– Conheça o seu cliente;
– Identifique Pessoas Politicamente Expostas.
Cada processo acima elencado é de suma importância para a prevenção de lavagem de dinheiro, nenhuma delas deve ser ignorada ou mal elaborada, pois se assim for, enfraquecerá o seus Sistema de PLD-FT.
- IMPLEMENTAÇÃO DE CONTROLES PARA DUE DILIGENCE: A Due Diligence é um dos pilares mais importantes não só no Programa de Compliance mas também do Sistema de Prevenção de Lavagem de Dinheiro.
A dica nesta etapa é elaborar ferramentas de controle de acordo com a complexidade do seu negócio, para não engessar ou burocratizar demasiadamente os seus processos. A maneira mais comum e eficaz de realizar uma boa Due Diligence é através de formulários com questionários respondidos pelo cliente, que serão checados pela pessoa responsável na sua empresa, e rotineiramente checar as informações in loco, como endereços e visitação de empresas (quando for o caso). Peça sempre, pelo menos o último balanço da empresa, assim como Declaração de Imposto de Renda dos sócios, e inventário patrimonial. É necessário também o levantamento de certidões de idoneidade que são facilmente emitidas pelos sites dos Tribunais de Justiça, Federal e do Trabalho, assim como certidão de idoneidade fiscal emitidas pelas Secretarias da Fazenda Estaduais e Municipais.
- SE NECESSÁRIO, INVISTA EM SOFWARES DE GESTÃO DE PROCESSOS: Existem diversos produtos no mercado que prometem e muitos entregam uma ferramenta eficaz de gestão de PLD-FT. No entanto, só vale a pena investir nessa ferramenta se a sua demanda é muito alta e você não conta com muitas pessoas para fazer o trabalho de prevenção. O bom e velho Excel em conjunto com um sistema de formulários, vai resolver a sua demanda, principalmente se a sua empresa for de pequeno porte. Caso você não queira ter uma equipe de funcionários dedicados para a prevenção de lavagem de dinheiro e também não pretenda investir em automatização deste processo através da compra de software, uma saída economicamente viável é terceirizar o processo de PLD-FT. Essa solução, dependendo do caso, pode ser a mais adequada para a sua empresa.
- DIVULGAR AMPLAMENTE O SEU SISTEMA DE PROGRAMA DE PLD-FT: A comunicação deve ser um pilar forte no seu Sistema de PLD-FT. É importantíssimo que todas as pessoas que estejam envolvidas de alguma forma com a sua empresa saibam que ela está engajada com a prevenção e lavagem de dinheiro, não somente por uma questão legal-obrigacional, mas também por incorporar os valores de ética, transparência e compromisso com a bandeira antilavagem. Exponha no site da empresa os seus manuais de Compliance, PLD, assim como documente todos os seus processos utilizados no sistema de PLD-FT.
- TREINE A SUA EQUIPE: O treinamento das equipes deve ser consistente e periódico, não só para reforçar a cultura de Prevenção de Lavagem de Dinheiro, mas também para engajar as pessoas na correta operacionalização deste sistema .Lembra-se que mesmo que o colaborador não esteja envolvido diretamente com os processos, ele deve pelo menos conhecer as políticas Antilavagem e estar engajado com o compromisso assumido pela empresa.
- IMPLEMENTE PELO MENOS ESTES CONTROLES: O seu Sistema de PLD-FT deve estar adequado à complexidade da sua empresa, assim como às exigências regulatórias do próprio mercado que ela está inserida. Por isso alguns controles não podem faltar. São eles:
– Cadastro de Clientes;
– Registros de todas as operações;
– Comunicação de operações suspeitas ao COAF;
– Atualização constante de listas impeditivas de Pessoas Politicamente Expostas;
– Monitoramento de operações e recursos dos clientes;
– Avaliação dos seus produtos/serviços sob o prisma do Compliance.
Por fim, após vencidas todas as etapas, e implementado o Sistema de PLD-FT, você deve submete-lo à auditorias internas e externas independentes e periódicas.
Nunca é demais reforçar que todos os seguimentos de negócios descritos lá no primeiro parágrafo tem o dever legal de pelo menos comunicar atividades suspeitas ao COAF, por isso é primordial que eles adotem ferramentas de Prevenção de Lavagem de Dinheiro, adequados ao seu negócio.
Dificilmente a sua empresa irá precisar de um nível de automação e estrutura igual ao de grandes instituições financeiras ou seguradoras, só para exemplificar. Por certo você conseguirá fazer uma boa prevenção de lavagem de dinheiro, seguindo os passos acima, e criando processos simples e eficazes, utilizando formulários e Excel. O importante mesmo é atingir o objetivo que é fortalecer o seu negócio, evitando que ele seja instrumento de lavagem de dinheiro.