O Canal de Denúncias, conhecido também como Canal de Ética, é uma importantíssima ferramenta dentro do Sistema de Compliance, que ajuda qualquer empresa a identificar desvios de conduta e práticas ilícitas no âmbito empresarial que venha a ser perpetrada por sócios e colaboradores diretos e indiretos.

É relativamente comum confundir o Canal de Denúncias com o SAC ou outro meio de contato comercial da empresa, como um “Fale Conosco”, por exemplo. No entanto estas ferramentas são distintas e não devem ser aproveitadas uma à outra. Como dizia o poeta: – “Uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra…”

É dever da empresa ter um Canal de Denúncias eficiente, não por imposição legal, (a não ser é claro que a organização esteja inserido em um mercado regulado, ou ainda forneça produtos e serviços à administração pública ou estatais), mas pela própria exigência mercadológica de manter um nível elevado de reputação.

Se a sua empresa não tiver um Canal de Denúncias, vai transparecer ao mercado que ela não tem um compromisso sólido com a ética nos negócios ou com o combate à corrupção, que por sua vez é dever de todos.

Mas o que é preciso para implementar essa ferramenta? Como posso saber qual o modelo correto para minha organização?

É importante que a sua empresa tenha um Canal de Denúncias condizente com o perfil da organização. De nada adianta ter uma plataforma digital de comunicação de denúncias, se 80% dos seus colaboradores não tem acesso a um terminal de computador ou aos sistemas informatizados da sua empresa.

Pense por exemplo nos colaboradores de um Supermercado. A maioria detém funções operacionais de caixa, reposição de estoque, açougue, mercearia, e não acessam computadores na empresa. Então como eles farão uma denúncia se não tiverem acesso aos canais apropriados?

O melhor mesmo, é manter diversos canais diferentes  de comunicação de denúncias.

Ah, você não precisa ter um super software automatizado utilizado nas forças militares dos EUA para fazer a sua gestão de denúncias. Não! O que precisa ser percebido por você é que o melhor procedimento de Canal de Denúncias é aquele adequado a sua necessidade e realidade.

Sugiro que sejam adotados ferramentas como e-mail, whatsapp, formulários em papel, ou se a sua empresa tiver um site, um formulário eletrônico na própria página, devidamente identificada como um canal de denúncia. Não vale aquele: – “Deixe sua mensagem”, pois o reportante ou denunciante precisa ter a certeza de que está utilizando a ferramenta correta. Isto ajuda a dar credibilidade.

O importante mesmo é que o anonimato do denunciante seja preservado em todo o processo, mesmo que este, voluntariamente, se identifique.

Outro ponto ia ser considerado é quanto a autonomia da pessoa ou setor que irá ser responsável pelo Canal de Denúncias, desde o seu recebimento, passando pelo tratamento e encerramento do reporte. Não é recomendado por exemplo, que este processo seja gerido por qualquer membro da alta direção (sócios, CEO, gerentes), pois não raras vezes os denunciados são os próprios gestores.

É pertinente que o Canal de Denúncias seja gerido e/ou operacionalizado por um colaborador que até pode acumular esta função com outras delegas, e que preferencialmente seja de setores como Jurídico, Recursos Humanos ou Compliance.

No caso de pequenas e médias empresas sugere-se que essa canal seja feito por alguém externo, independente e sem qualquer conflitos de interesses em relação à organização.

Nenhuma pessoa, cargo, setor ou departamento devem estar imunes às denúncias.

Outra dica bem importante é que todo o processo de Canal de Denúncias deva ser documentado um Padrão Operacional ou no Playbook da empresa, para que estejam claras as regras e os procedimentos que serão seguidos nas tratativas de cada reporte.

Nesse procedimento, deve estar constar como serão feitas as triagens da denúncias recebidas, a condução de investigação interna, as políticas de consequências e a comunicação do resultado das investigações quando for relevante para a organização, sempre porém, preservando a identidade do(s) investigado(s), e claro do denunciante.

Todas as pessoas envolvidas diretamente ou indiretamente com a empresa devem estar devidamente cientes sobre a existência do Canal de Denúncias, e como devem proceder quando se depararem com algum fato que possa ser identificado como um desvio de conduta ou até mesmo um ilícito cível ou criminal. Treinamento é fundamental!

Por fim, tudo que não é aferido normalmente é tratado como irrelevante. Assim, é de suma importância que o canal de denúncias possua métricas definidas para saber se está atingindo os seus objetivos.

O Canal de Denúncias é uma ferramenta poderosa e vai ajudar a sua organização a criar um ambiente mais ético, além de ajudar a prevenir eminentes perdas causadas por toda a sorte de desvios. A implementação deste processo é relativamente simples desde que sejam os seus preceitos e sejam conduzidas pelas pessoas certas.