O Código de Conduta é um dos pilares mais sólidos do Sistema de Compliance, pois trata-se da “Bíblia” da organização e deve conter o DNA, os princípios e os valores que integram a empresa.
Dito isso, NÃO HÁ MODELO PRONTO PARA ESCREVER O CÓDIGO DE CONDUTA E ÉTICA DA SUA EMPRESA, não adianta procurar no Google um “modelão” mesmo que seja de um empreendimento que atue no mesmo segmento da sua organização. Não servirá!
Isto porque cada empresa tem seus próprios valores e princípios ainda que entreguem o mesmo produto ou serviço e que estejam no mesmo mercado, são diferentes pois a organização é estruturada com pessoas diferentes. Sim, pessoas são essências na cultura da empresa. O conceito que dizia que negócios não devem ser pessoais, está ultrapasso. Negócios são pessoais pois são feitos por gente!
Cada organização dever ter o seu próprio Código de Conduta, e para criá-lo sugerimos que se observe três etapas, nesta ordem:
1ª Etapa – Tudo começa pela Alta Direção da Empresa.
É comum no imaginário das pessoas que Alta Direção signifique um organograma complexo com um CEO e diversos diretores e conselhos.
No entanto, esta não é a realidade da economia brasileira que é formada em sua grande parte por médios, pequenos e microempresários, sendo que boa parte das empresas são familiares.
Assim, a Alta Direção dessas Micro e Pequenas Empresas normalmente é o dono, o sócio fundador, o gerente administrador, ou qualquer que seja o nome do cargo daqueles que tomam as decisões sobre estratégia do negócio.
O mais importante é saber que para o Compliance dar certo e para que o Código de Conduta reflita os valores e princípios que a empresa quer transmitir, tem que ter o envolvimento direto da Alta Direção.
Para ser mais específico ainda, o dono do negócio tem que querer adotar uma postura de boas práticas de conduta e ética.
Isto significa que o código de conduta deve ser “empurrado a força”? É claro que não! A iniciativa deve ser da Alta Direção, mas o Código de Conduta deve ser construído com multilateralidade, ou seja, precisa ter o envolvimento dos colaboradores, dos clientes, dos fornecedores, da comunidade onde a empresa está inserida, etc.
E como se constrói este envolvimento? Ouvindo todas as partes e principalmente entendendo qual os valores que a organização quer transmitir para o seu público.
2ª Etapa – Implementação – Como fazer?
Para implementar um Código de Conduta, o treinamento constante das equipes é fundamental. O aculturamento das pessoas é importantíssimo para que os preceitos éticos da empresa sejam seguidos.
Além do treinamento, a divulgação do Código de Conduta deve ser feita massivamente. Todos, absolutamente todos devem saber que a sua empresa é ética e possui um Código de Conduta que reflita a sua organização.
A divulgação deve ser feita pelo site da empresa, redes sociais corporativas, painel de recados…e uma boa dica é fazer um Código de Conduta de bolso para que cada colaborador tenha consigo.
Um outro ponto importantíssimo é a simplicidade do texto. Não adianta nada ter um Código cheio de palavras bonitas e vazias, ou com “juridiquês” que nem mesmo os advogados usam mais.
Da mesma forma evite escrever um vade-mécum. O Código deve refletir sim a sua empresa, mas deve ser conciso e prático, com leitura simples e de fácil entendimento, onde será compreendido por todos os níveis hierárquicos.
Como dito no início o Código de Conduta é único, e cada organização deve ter o seu, abstendo-se de copiar modelos. Porém, é importante que o texto trate de alguns tópicos, dentre eles:
– Relação entre sócios;
– Relação com os colaboradores;
– Políticas de Recrutamento, Seleção, Promoções e Demissão;
– Relação Hierárquica;
– Políticas de Privacidade;
– Relação com Clientes, Fornecedores, Consumidores, Governos;
– Políticas de Meio Ambiente;
– Políticas de Direito Humanos;
– Políticas de Compliance;
Lembre-se que a elaboração e implementação do Código de Conduta é feito de maneira multidisciplinar e multilateral, não pode simplesmente ser imposto, é preciso que seja construído e implementado com a colaboração de todos os envolvidos. Envolvimento é o ponto!
3ª Etapa – Monitoramento: É normal que a sua empresa evolua e mude seus conceitos.
O Código de Conduta não deve ser estanque, mas sim revisado periodicamente para que seja condizente com o cenário em que a organização esteja inserida no momento.
A nossa sociedade muda constantemente, inclusive sobre o aspecto moral e de valores. É claro que alguns preceitos éticos devem ser como cláusulas pétreas, ou seja imutáveis, mas outros tantos devem estar em conformidade com a realidade da organização.
A sua empresa deve buscar crescimento e modernização constante e isso muitas vezes impacta em alguns aspectos do Código de Conduta.
Um exemplo prático? A organização pode sofrer mudanças estruturais de hierarquia, que por sua vez deverão estar escritos no Código de Conduta. Outro exemplo comum é a mudança constante de legislação.
O certo é que pelo menos a cada dois anos é pertinente que se reveja o código de conduta. Obviamente se a sua organização for mais complexa, essa revisão deverá ser em um período menor, o importante é que essa revisão esteja prevista nos seus procedimentos.
Nas primeiras linhas deste artigo escrevemos que não há “modelão” de Código de Conduta. Você deve entender o seu negócio, conhecer a sua organização, ouvir os públicos envolvidos na sua operação e a partir disso, elaborar o melhor Código sob medida para a sua empresa.
Sempre digo que o legal do Sistema de Compliance é que ele sempre é customizado. Não há maneira de se utilizar o Compliance de uma empresa em outra, assim como não há como se utilizar o Código de Conduta de outra organização na sua.
O objetivo aqui é demonstrar que através de algumas etapas você pode encontrar uma maneira sistêmica de elaborar o Código de Conduta da sua organização, que é o primeiro passo para o crescimento eticamente sustentável, buscando colocar em prática todo o discurso de valores éticos tão necessários na nossa sociedade, principalmente no meio empresarial.
Seja ético! Seja Compliance! Promova a mudança ética que você quer!