Todos os 9 Pilares do Programa de Compliance são importantes porque a ausência ou a fragilidade de qualquer um deles acaba não dando sustentabilidade ao programa.

O Canal de Denúncias é um destes pilares, e deve ser implementado observando algum requisitos da própria norma da ISO 37001:2016 – Sistema de Gestão Antissuborno.

As empresas devem manter canais de denúncias, em plataformas onde todas as partes interessadas (colaboradores, fornecedores, clientes, acionistas, entidades e comunidade) possam relatar de boa-fé ou com base em razoável convicção ou suspeitas fundamentadas todo o tipo de violação legal ou ética.

Para as pessoas sentirem-se incentivadas, o processo de canal de denúncias deve garantir que o relato possa ser feito de maneira anônima, assim como proibir qualquer tipo de retaliação àqueles que fazem a denúncia.

Da mesma forma, uma das etapas do processo dever ser a ampla comunicação do “como fazer a denúncia” quando a pessoas se deparar com alguma situação que de boa-fé julgue ilegal ou antiética.

Cada denúncia apurada deve ser tratada de forma discreta e confidencial para preservar a identidade tanto de quem fez a denúncia como da pessoa que em tese cometeu a infração legal ou ética.

A empresa deverá escolher a melhor plataforma capaz de atender a sua necessidade. Isso é muito importante, pois não adianta em um sistema complexo, automatizado e eletrônico, se o perfil dos colaboradores e interessados é o de pessoas que não estejam a vontade com tecnologia muito avançada.

Há casos em que o bom e velho formulário com depósito em urnas, servem perfeitamente como canal de denúncia. Tudo vai depender do tamanho e da complexidade dos processos da empresa.

A melhor ferramenta deverá ser escolhida pela organização. Pode ser e-mail, call center, sistema de intranet, formulário em papel e até mesmo o processo pode ser terceirizado. Nada impede de que sejam usadas ferramentas diversas, desde que cada uma delas observe os requisitos da própria ISSO 37001:2016. É o que se aconselha.

Como todo bom Sistema de Gestão, o processo do Canal de Denúncia deve ser mensurado para medir a sua eficácia. Uma boa métrica pode ser o percentual de denúncias recebidas por denúncias tratadas ou a aferição da percepção de tratamento de denúncias para saber se as partes envolvidas detém o conhecimento de como funciona o processo e se o mesmo é considerado eficaz ou confiável.

O importante é que o processo garanta o anonimato da pessoa denunciante e a preservação de quem esteja sendo apurado, assim como a formalidade dos procedimentos de apuração sejam bem planejadas e redigidas, garantindo inclusive o direito ao contraditório da pessoa investigada.

Outro ponto importante é que as pessoas saibam para quem, como e quando denunciar. Isso dever estar previsto no processo do canal de denúncias.

A empresa até pode divulgar o resultado da investigação desde que mantenha a confidencialidade das partes envolvidas, para fins de repercussão educacional e principalmente para  dar um feedback para os envolvidos e demonstrar para as pessoas que o processo de denúncias funciona com lisura.

O processo também deve prever como as denúncias serão comunicadas as autoridades competentes, em caso de ficar comprovado que a conduta identificada seja crime.

A responsabilidade pelo processo é sempre da Alta Direção, podendo por óbvio delegar a tarefa de implementação e gestão do Sistema, mas nunca delegando ou se eximindo da responsabilidade pelo funcionamento e desempenho do Canal de Denúncia.

Como todo o processo que envolve Compliance e Políticas Antissuborno, a implementação e a gestão do Canal de Denúncias não é tarefa simplória. Persiste lá o seus percalços, porém quanto mais simples, transparente e objetivo for, melhor será o resultado.

O Canal de Denúncias é uma importantíssima ferramenta a disposição da empresa para enfrentar a corrupção, evitar perdas e preservar a reputação do seu negócio.